Thỏa thuận, thông báo, và chấp thuận về việc xử lý dữ liệu cá nhân
Bằng việc nộp hồ sơ ứng tuyển hoặc tham gia phỏng vấn, làm việc tại Công Ty TNHH Thiết bị Thông minh O-Tech (Sau đây gọi chung là “Công ty”), Tôi – Người cung cấp thông tin để ứng tuyển hoặc tham gia phỏng vấn, làm việc tại Công ty (Sau đây gọi chung là “Ứng viên”) xác nhận đã đọc, hiểu rõ toàn bộ nội dung liên quan tới Thỏa thuận về việc xử lý dữ liệu cá nhân này (“Thỏa thuận”) và tự nguyện đồng ý với việc Công ty và các bên có liên quan khác xử lý dữ liệu cá nhân của Ứng viên.
Thỏa thuận này đồng thời là:
- Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân của O-Tech; và
- Ghi nhận sự xác nhận/chấp thuận của Ứng viên đối với các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân thuộc trường hợ pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý.
1. Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý
Là toàn bộ các dữ liệu cá nhân của Ứng viên mà Công ty có được do: (i) Ứng viên chia sẻ, cung cấp cho Công ty và/hoặc Bên thứ ba theo ủy thác/ủy nhiệm của Công ty trong quá trình nộp hồ sơ và phỏng vấn, (ii) Công ty có thể thu thập được từ các bên thứ ba (bao gồm và không giới hạn ở Chủ lao động cũ, Người tham chiếu/đồng nghiệp cũ, cơ quan sàng lọc việc làm, Đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng, Mạng xã hội, Website, Cơ quan bảo hiểm xã hội, Thuế…, bao gồm nhưng không giới hạn các loại dữ liệu sau:
1.1. Các dữ liệu cơ bản gồm:
Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);
Ngày, tháng, năm sinh;
Giới tính;
Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi đăng ký thường trú, nơi đăng ký tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
Quốc tịch;
Hình ảnh của cá nhân;
Số điện thoại
Email, Tài khoản mạng xã hội
Kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, giấy phép và chứng chỉ chuyên môn, kỹ năng và trình độ công việc;
Thông tin về thu nhập, mức lương, thưởng; các thông tin tham chiếu, phản hồi từ chủ lao động, người tham chiếu khác và các thông tin nhận được từ quy trình tuyển dụng;
1.2. Các dữ liệu nhạy cảm và các thông tin khác do Ứng viên cung cấp/có sẵn trong CV/Hồ sơ xin việc gồm:
- Số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe
- Tình trạng hôn nhân;
- Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con, vợ, chồng);
- Dữ liệu tiết lộ nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc;
- Quan điểm về chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng;
- Thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình;
- Tình trạng sức khỏe;
- Dữ liệu sinh trắc học, đặc điểm di truyền;
- Dữ liệu tiết lộ đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân;
- Thông tin trên phiếu lý lịch tư pháp;
- Hình ảnh thẻ căn cước công dân;
2. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
Ứng viên đồng ý tất cả dữ liệu cá nhân của Ứng viên sẽ được Công ty sử dụng và xử lý vào các mục đích tuyển dụng của Công ty và/hoặc mục đích quản lý kinh doanh và nhân sự phù hợp với quy định pháp luật hiện hành về Thuế, Lao Động, Bảo Hiểm, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a. Tuyển dụng: (i) Tiếp nhận hồ sơ, đánh giá và liên hệ với ứng viên nhằm: Tìm kiếm ứng viên có những kĩ năng, kinh nghiệm phù hợp cho các vị trí công việc tại Công ty; (ii) Lưu trữ hồ sơ nhằm: Xây dựng và quản lý kho/tệp ứng viên tiềm năng cho mục đích tuyển dụng tại các thời điểm khác nhau của Công ty, việc lưu trữ có thể thực hiện thông qua dịch vụ đám mây có máy chủ đặt trong và ngoài nước.
b. Quản lý kinh doanh và nhân sự: (i) Xây dựng, đánh giá kỹ năng/năng lực và quản lý hồ sơ nhân sự theo quy định của Công ty; (ii) Chia sẻ thông tin người lao động cho bên thứ ba (các Cơ quan Quản lý Nhà nước, nhà tuyển dụng….) với các mục đích xử lý dữ liệu, lưu trữ, báo cáo cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và Đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng để đối chiếu xác nhận thông tin Ứng viên cho mục đích tuyển dụng, thanh toán phí dịch vụ theo thỏa thuận tại Hợp đồng cung cấp dịch vụ tuyển dụng với bên thứ ba; (iii) Thu thập dấu vân tay, hình ảnh và các đặc điểm cá nhân khác theo quy định của Công ty nhằm mục đích chấm công xác nhận thời gian làm việc, quản lý nhân sự (chỉ áp dụng từ thời điểm Ứng viên bắt đầu làm việc cho Công ty); (iv) Các mục đích khác liên quan tới các chính sách, quy định, sản phẩm, dịch vụ ngân hàng theo quy định pháp luật hiện hành (nếu có).
(Sau đây gọi là “Các Mục đích”)
3. Cách thức, thời gian lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân
a. Mọi dữ liệu cá nhân của Ứng Viên sẽ được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu của Công ty mà chỉ những cá nhân có thẩm quyền mới có thể truy cập và sử dụng cho Các Mục đích trong Thỏa thuận này. Dữ liệu cá nhân sẽ được Công ty, tự mình hoặc thông qua hợp đồng dịch vụ hoặc một thỏa thuận tương tự để ủy quyền cho Bên xử lý Dữ liệu cá nhân, lưu trữ và xử lý tổng thể hoặc từng phần ở trong nước và/hoặc nước ngoài, tuy nhiên Công ty cam kết sẽ chỉ chuyển dữ liệu cá nhân của Ứng Viên ra nước ngoài khi phù hợp với mục đích tại Mục 2 và các quy định của pháp luật về Bảo vệ dữ liệu cá nhân;
b. Thời gian lưu trữ và xử lý dữ liệu: Trừ trường hợp nhận được yêu cầu xóa dữ liệu hợp lệ từ Ứng viên, Công ty có quyền lưu trữ , xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên cho đến khi hoàn thành các mục đích nêu tại Mục 2 của thỏa thuận nhưng tối đa không quá 10 năm kể từ ngày Ứng viên hoàn tất quá trình ứng tuyển tại Công ty (thời điểm ứng viên nhận được thư thông báo kết quả tuyển dụng từ Công ty hoặc thời điểm nộp hồ sơ ứng tuyển, tùy theo thời điểm nào đến sau);
c. Công ty có thể chia sẻ Dữ liệu cá nhân của Ứng viên với các bên thứ ba bao gồm các Công ty thành viên, Công ty mẹ, Công ty liên kết, Các cá nhân/tổ chức đóng vai trò tư vấn phù hợp với các mục đích nêu tại Mục 2 Thỏa thuận này nhưng phải đảm bảo bên tiếp nhận Dữ liệu tuân thủ đầy đủ các Quy định bảo mật.
4. Xác nhận đồng ý và cam kết về việc xử lý dữ liệu cá nhân
a. Ứng viên đã đọc kỹ thỏa thuận này đồng ý cho Công ty Xử lý dữ liệu cá nhân theo Thỏa thuận này, và trong mọi trường hợp Ứng viên luôn duy trì sự đồng ý này trong thời hạn của Thỏa thuận. Mọi hành vi của Ứng viên khi chấm dứt việc ứng tuyển hoặc quan hệ lao động không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của Xử lý dữ liệu cá nhân đã được Ứng viên đồng ý theo Thỏa thuận này.
b. Ứng viên đồng ý cập nhật cho Công ty mọi thay đổi liên quan đến Dữ liệu cá nhân của Ứng viên khi Công ty có yêu cầu và đồng ý Công ty được toàn quyền cập nhật, chỉnh sửa Dữ liệu cá nhân theo nội dung thay đổi mà Ứng viên đã cung cấp;
c. Mọi Dữ liệu cá nhân của Ứng viên cung cấp, Công ty được quyền quản lý, lưu giữ theo cách thức và thời hạn tại Thỏa thuận này.
d. Việc Ứng viên xuất xem, chỉnh sửa hay xóa Dữ liệu các nhân sẽ được Công ty xem xét và xử lý theo quy định của Pháp luật hiện hành và Quy định của Công ty tại thời điểm nhận được yêu cầu cụ thể của Ứng viên;
e. Ứng viên nhận thức được rằng cho dù Công ty và các bên xử lý dữ liệu có liên quan sẽ áp dụng các biện pháp bảo mật và các biện pháp quản lý nghiêm ngặt nhất đối với Dữ Liệu cá nhân của ứng viên, rủi ro xảy ra các cuộc tấn công mạng hay đánh cắp dữ liệu là vẫn có thể xảy ra. Trong những trường hợp xảy ra sự cố hoặc trong các tình trạng bất khả kháng, Ứng viên hiểu rằng mình có thể gặp những rủi ro từ việc dữ liệu cá nhân của mình có thể bị sử dụng một cách bất hợp pháp và bạn có thể chịu rủi ro liên quan đến các hành vi lừa đảo hoặc các hoạt động bất hợp pháp khác của người sử dụng trái phép. Dù vậy miễn là trong phạm vi pháp luật cho phép, Ứng viên đồng ý Miễn trừ cho Công ty mọi nghĩa vụ và trách nhiệm về các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình Xử lý dữ liệu cá nhân do các nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của Công ty.
5. Điều khoản chung
a. Thỏa thuận có hiệu lực kể từ thời điểm Ứng viên ký vào bản thỏa thuận này hoặc thời điểm Ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển cho Công ty và chọn xác nhận đồng ý với thỏa thuận này thông qua Website/Ứng dụng của Công ty hoặc bên thứ ba;
b. Thỏa thuận được xem là hết hiệu lực kể từ thời điểm hai bên ký một thỏa thuận khác đồng ý chấm dứt hiệu lực của thỏa thuận này hoặc thời điểm Công ty xóa dữ liệu cá nhân của Ứng viên theo quy định tại Thỏa thuận này;
c. Việc chấm dứt bất kỳ giao kết nào khác giữa Công ty và Ứng viên bao gồm hợp đồng lao động không ảnh hưởng đến hiệu lực của Thỏa thuận này;
d. Mọi bổ sung, sửa đổi Thỏa thuận chỉ có hiệu lực và có giá trị thi hành nếu được lập bằng văn bản và được xác nhận đồng ý từ Công ty.
e. Trong trường hợp có bất kỳ điều khoản nào của Thỏa thuận này bị các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tuyên bố là vô hiệu, thì các điều khoản khác của Thoả thuận này sẽ không bị ảnh hưởng bởi việc tuyên bố vô hiệu đó và vẫn giữ nguyên hiệu lực và ràng buộc hai Bên; và hai Bên sẽ thảo luận, thỏa thuận và thay thế điều khoản vô hiệu đó bằng điều khoản mới có hiệu lực theo pháp luật Việt Nam và phù hợp để các lợi ích và quyền lợi của hai bên được đảm bảo;
f. Các tranh chấp phát sinh từ thỏa thuận này nếu không được giải quyết trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh tranh chấp sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này với số lượng trọng tài viên là 01 người, ngôn ngữ trọng tài bằng Tiếng Việt, và địa điểm trọng tài tại TP. Hồ Chí Minh.
Công ty TNHH Thiết bị Thông minh O-Tech
